契約ライフサイクル・マネジメント

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手作業管理は限界じゃない？契約業務を楽にしよう！

ビジネス上必ず発生する契約業務。当社は、お客様からのご相談の中で、多くの契約業務の課題を見てきました。
それは契約書自体の管理だけにとどまらず、社内の承認行為に時間がかかる、関係者に必要な情報が行き渡らない、担当が変更になったが過去の契約経緯がわからない、など多岐にわたり、これらの課題を人力で対応するには限界があります。

そこで当社は、AIアシスタントによる支援を組み合わせ、契約書内容の確認や承認プロセスの支援、必要情報の自動抽出などに加え、AIチャットボットによる問い合わせ対応やナビゲーションも実現。人の判断を補完し、業務をよりスピーディかつ正確に進められる環境を整えました。

契約書を管理するツールは多くありますが、真に契約業務の管理を行うためには、契約の発生、締結、更新、解約に至るまでの契約業務のライフサイクル全体を見渡せる仕組みが必要です。
intra-mart の IM-BPM^(*1)を用いて、それを実現するのが「契約ライフサイクル・マネジメント」です。

*1　IM-BPM：IM-BPM とは、「intra-mart Accel Platform」上で業務プロセスを実行することが可能なアプリケーション。システム化されていない業務から基幹システム、その周りのシステムまでの流れを表記し、問題点を把握することが可能。

契約ライフサイクル・マネジメントとは

『契約ライフサイクル・マネジメント』は、契約業務において、システム処理だけでなく人の手による作業も含めたライフサイクル全体の管理の仕組みを、IM-BPM 上で実現しています。

【特長１】IM-BPM で、契約のプロセス全体を管理

業務は「人手」と「システム」で処理する作業で成り立っています。IM-BPM は、手作業・システム両方を含んだ一連のオペレーション（＝プロセス）をすべて可視化・効率化することができます。すべてのプロセスを IM-BPM に登録しておくと、漏れなく間違いなく作業を進行させることができ、全体の進行状況もリアルタイムに確認できます。また、かかった「時間」から問題のあるプロセスが明確にされ業務改善を進めることができます。

【特長２】AIアシスタントによる作業支援

AIアシスタントは、さまざまな作業を支援します。
イントラマートのポータルにはパーソナルアシスタントが常駐し、ユーザーに必要なタスクを提示したり、目的のページへスムーズに誘導してくれます。また、契約書をチェックし、曖昧な表現や整合性の指摘をしてくれたり、システムへの自動入力から業務改善のヒントの提示まで行ってくれます。

【特長３】契約管理に欠かせない機能

①アクセス権限管理

契約業務は、情報開示を制限する必要がありますが、多くの関係者に正しい情報が共有されないと業務が滞ったり、ミスを誘発します。「契約ライフサイクル・マネジメント」は intra-mart の持つ権限管理を利用して厳密に管理することが可能で、共有性とセキュリティー性を高い次元で両立します。また、操作履歴（登録・更新・実行等）も記録され、文書管理システムに関しては閲覧やダウンロードも記録されますので、情報漏えいの抑止に効果を発揮します。

②アラート通知機能

契約の期限の管理に関しては、アラート通知機能を活用することで、重要な契約タイミングを逃しません。通知先も設定可能です。

【特長４】豊富なツール群で一括管理

①協働環境（Accel Collaboration）

複数の関係者全員で１つの「協働環境」内で作業することにより、情報の正確な共有、作業の進行状況の見える化、セキュリティの確保などが実現できます。また、協議の経緯が残りますので、関係者が変更になった場合にも情報が正確に伝わります。ここで作成された契約書は、AIアシスタントによる整合性などの確認や修正の指摘、システムへの自動入力などで効率化・省力化します。

②文書管理（Accel Documents、他）

契約「書」だけでなく契約「業務」に関する「全ての文書」をまとめて一括管理することで、その契約における全体像を正確に把握できるようにします。チェックイン・チェックアウト管理やバージョン管理機能を備え、対象文書の更新ミスを防ぎます。

③電子契約サービス連携

intra-mart および契約ライフサイクルマネジメントでは、すでにお使い（または新規導入）の各種電子契約サービスとの連携が可能です。これにより、契約ライフサイクルの一元管理に加え、契約締結を電子で行うことができ、効率化に繋がります。

※ 電子契約サービス連携をご要望の際は個別にご相談ください。
　連携対象：WAN-SIGN（NXワンビシアーカイブズ社）、クラウドサイン（弁護士ドットコム社）、Adobe Sign（Adobe社）、DocuSign（DocuSign社）等

契約業務を「IM-QuickActivate」で

「契約ライフサイクル・マネジメント」は「IM-QuickActivate」と組み合わせて業務プロセスを最適化する事で、更なる業務改善につながります。
ここで「IM-QuickActivate」の適用イメージを、契約業務プロセスを例にご紹介します。

STEP０　研修トレーニング: IM-QuickActivateの手法であるBPM:ビジネスプロセスマネジメントを学習し、業務プロセス改善を進めていくために必要な前提知識を身に付けます。

STEP１　ASIS 分析: 最初に業務の課題や目標を確認しておきます。このとき、自社と契約先との企業間の関係も整理し、契約業務にまつわる全体像を俯瞰的に見ることができるようにしておきます。
それができたら、現状の契約業務のフローを可視化し、シミュレーションなどで課題がどこにあるのかを絞り込んで行きます。

STEP２　TOBE 検討: Step1のASIS分析で気がついた課題を改善するように業務フローを書いていきます。
ここで当社の「契約ライフサイクル・マネジメント」のテンプレートを利用していただくと、あるべき姿をイメージしながらお客様の業務プロセスを検討していくことが可能になります。

STEP３　システム開発: システム開発では契約ライフサイクル・マネジメントや intra-mart のローコード、ノーコード開発ツールを利用して、効率よく開発を進めることができます。

STEP４　プロセスマイニング: 業務改善はシステムが導入できて終わりではありません。運用しているプロセスの時間などのデータを分析し、改善ポイントを再度具体的に特定して、よりよい業務につなげていくことが可能になります。

※ 詳細は、是非お問い合わせください。

期待できる導入効果

「契約ライフサイクル・マネジメント」の導入により、以下のような効果が期待できます。

システム化できない手作業も含めてすべて管理することで、契約業務の全体的な効率化が図れます。また、データの分析を行い改善を繰り返すことで、契約業務全体を最適化します。
入力チェックや検索などでAI連携することでユーザ‐操作を支援します。
アクセス制限機能、検索機能、アラート機能等で、無駄なくミスのない作業がスムーズにできるようになります。
次に処理するプロセスが明確で全体の進捗が見える化されるので、抜け漏れなく安心して業務を進められます。
契約業務に関するすべての文書をまとめて一括管理し、契約の全体像を正確に把握することができます。
契約に関する全ての調整を１つの協働環境でコラボレーションすることで、様々なリスクやトラブル（メール誤送信、情報共有漏れ、ドキュメントの重複、等）を無くします。
intra-martの持つ権限管理を利用し、共有性とセキュリティ－性を高い次元で両立します。
電子契約サービスとの連携で、契約ライフサイクルの一元管理に加え、契約締結を電子で行うことができ、効率化につながります。