Digital Transformation
デジタルトランスフォーメーション
契約ライフサイクル・マネジメント契約LCM)

intra-mart, DX, BPM, ワークフロー, 働き方改革, 業務プロセス改善, 共通化, システム基盤, 文書管理, 契約管理

手作業管理は限界じゃない?契約業務を楽にしよう!

「契約ライフサイクル・マネジメント」は、契約の発生から締結、その後の更新、解約に至るまでのプロセスを intra-mart で一括管理。契約のプロセス全体が見渡せるようになり、業務改善につなげられます。保管された契約書の期限アラートや、検索による利活用、RPAによる入力・検索の省力化・自動化、コラボレーション機能による情報共有、その他システム化できない人間系作業まで含め、すべてオーケストレーションできるソリューションです。

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人間系の作業も含めたライフサイクル管理の仕組みをIM-BPM上で実現

ビジネス上必ず発生する契約業務。手作業で行っているとたくさんの問題に悩まされます。
例えば契約内容の稟議において「今承認している人や部署がわからない」という問題は、電子ワークフローの導入で対処できます。しかし、実際の契約業務において課題は他にも様々あり、一部だけ切り出してシステム化しても効果は限定的です。
より効果的な仕組みを構築するためにはもう少し踏み込んで、契約検討から締結、または締結後の運用も含めて、全体的なシステム化・見える化をすすめる必要があります。

「締結まで」に起こる課題には、アクセス権限設定が的確でなく関係者全員に情報が行き渡らない、契約書案のやり取りでバージョン戻りが発生する、法務ノウハウを持ってる人が限られる為にボトルネックが発生する、等があり、「締結後」に起こる課題には、契約終了・更新期限に気が付かず手続きを忘れる、見たい契約書がどこに保管されているかわからない、台帳が更新されていない、契約書しか保管されず付帯文書がない、担当が替わったが引継前の契約経緯がわからない、等があります。

これらの課題をまとめて解決すべく、当社が人間系の作業も含めたライフサイクル管理の仕組みをIM-BPM上で実現したのが「契約ライフサイクル・マネジメント」です。intra-martに精通した専門エンジニアが、これまで多くのご相談を受けた経験を活かして、お客様のスムーズな契約業務を実現する為に必要な機能を選択し、ご提案いたします。
「契約ライフサイクル・マネジメント」で、契約ライフサイクル全体にわたる、安心で効率のよい業務に変えてみませんか?

  1. 特長1 IM-BPMで、契約のプロセス全体を管理

    IM-BPMで、契約のプロセス全体を管理 イメージ図

    業務は「人手」と「システム」で処理する作業で成り立っています。IM-BPMは、手作業・システム両方を含んだ一連のオペレーション(プロセス)をすべて可視化・効率化することができます。すべてのプロセスをIM-BPMに登録しておくと、漏れなく間違いなく作業を進行させることができ、全体の進行状況もリアルタイムに確認できます。また、かかった「時間」から問題のあるプロセスが明確にされ業務改善を進めることができます。

  2. 特長2 契約管理に欠かせない機能

    契約管理に欠かせない機能 イメージ図

    ①アクセス権限管理
    契約業務は、情報開示を制限する必要がありますが、多くの関係者に正しい情報が共有されないと業務が滞ったり、ミスを誘発します。「契約LCM」はイントラマートの持つ権限管理を利用して厳密に管理することが可能で、共有性とセキュリティー性を高い次元で両立します。また、すべてのアプリケーションに関し、操作履歴(登録・更新・実行等)が記録されます。文書管理システムに関しては閲覧やダウンロードも記録されますので、情報漏えいの抑止に効果を発揮します。

    ②アラート通知機能
    非常に重要な契約の期限の管理に関しては、アラート通知機能を活用することで、重要な契約タイミングを逃しません。通知先も設定可能です。

  3. 特長3 豊富なツール群で一括管理

    契約管理に欠かせない機能 イメージ図

    ①協働環境(Accel Collaboration)
    複数の関係者全員で1つの「協働環境」で作業することにより、情報の正確な共有、作業の進行状況の見える化、セキュリティの確保などが実現できます。協議の経緯が残りますので、参加者の変更の際にも情報が正確に伝わります。

    ②文書管理(Accel Documents、他)
    契約「書」だけでなく契約「業務」に関する「全ての文書」をまとめて一括管理することで、その契約における全体像を正確に把握できるようにします。チェックイン・チェックアウト管理やバージョン管理機能を備え、対象文書の更新ミスを防ぎます。

    ③RPA、OCR
    契約業務にRPA、OCRを用いて作業の自動化を図ると、重要な契約作業の単純ミスを減らし、結果的に効率を上げることができます。(※ RPAやOCRをご要望の際は個別にご相談ください。)

期待できる導入効果

  • 手作業を含めた業務が見える化され、今誰が何をやっているかわかりやすい
  • ミスも無駄も手戻りも減るようになり、安心して契約書の作成に取り組める
  • 問題のある工程が見える化され、業務改善に活かせる
  • 業務の権限や操作性が統一される

「契約業務の全体的な効率化」