契約書ライフサイクル・マネジメント

NTT DATA NEWSON Corporation

「契約書ライフサイクル・マネジメント」は、契約の発生から締結、その後の更新、解約に至るまでの作業で発生する文書類を電子化し、一元管理することにより厳密に取り扱い、且つ劇的に効率化します。
また、担当者毎に関連する契約情報(期間、契約種別)をお知らせすることにより、自社の無駄な契約更新を防いだり、お客様への営業活動を戦略的に行うことができます。

本ソリューションは基盤として株式会社NTTデータイントラマートの「intra-mart Accel Platform」、
文書管理システム「intra-mart Accel Documents」を採用しています。

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機能概要

1. 承認ワークフロー(+拡張例:複合機連携)

業務に合わせた承認フローが設定できます。複雑なフローにも対応しております。
また複合機と連携することにより、スキャンした契約書を自動的にワークフローに添付することもできます。
ワークフローの完了と同時に、添付の契約書が自動的に契約書管理システム上に登録されます。

 

2. 契約書のキーワード検索

ワークフローと連携することで、申請時の入力項目を契約書の性質を示すキーワードとして自動的に登録することができます。
その結果、様々なキーワードで検索できるので、目的の契約書の有無や内容をすぐに確認することができます。

 

3. フォローアップとアラート通知機能

  • お客様へのフォローアップタイミングを逃さず、機会ロスをなくすよう営業活動を支援します。
    →    営業ポータル画面に、契約満了数が月前となる契約内容を自動的に表示
  • 契約内容の見直しタイミングを逃さず、不要な契約の解約(自動継続のもの)、必要な契約の請求漏れを防ぎます。
    →    事前に設定したタイミングで、設定したユーザに、自動でアラートを通知

 

 4. 協働環境の活用(拡張例)

  • 協働環境で当事者間が作業することにより、一つの文書ファイルを中心に関係者全員が協議できます。また、固定化されたメンバーだけで運営されるのでメール誤送信等セキュリティ事故や情報漏洩のリスクも軽減されます。
  • 文書ファイルの登録・変更時には、関係者に自動的に通知されますので、迅速に確認できます。
  • 社内だけでなく取引先の業務効率化も図れます

複数の企業間で利用できます。
契約内容調整・取り交わし等をセキュアな環境で運営できます。

 

5. その他の拡張例

業務の見える化・マトリクス表示

プロジェクト毎に契約書の有無と進捗を見える化します。

モバイル活用

 場所を選ばず、ワークフローの閲覧や承認などの業務が遂行できます。

アーカイブ管理・原本廃棄管理

  • アラート通知機能を用い、電子ファイルとして保管した契約書の契約履行期限が切れたことを通知します。
  • 上記と同様に、原本の保管期限が切れたことを通知します。不要な紙と適切な時期に廃棄することにより書庫、倉庫の保管コストが削減できます。

基幹システム連携

お客様の目的に応じて、契約情報やアラートを抽出し、基幹システムと連携します。

 

導入を検討されるお客様へ

現在ある大量の契約書をすべて電子化するのは現実的ではありません。
契 約書を管理しているエクセル等の台帳がありましたら、そこにはいくつかの項目キーワード(取引先、期日、担当者、部署、等)があるでしょう。その内容を見 直した上で、このシステムにキーワード(=属性)として一括登録さえすれば、契約書の全体像が見え、かつ検索などの運用はすぐに可能になります。

 

 


契約書ライフサイクル・マネジメントの資料ダウンロードはこちら
【 契約書LCM A4リーフレット(PDF 0.9MB) 】
【 契約書LCM 詳細資料(PDF 2.8MB) 】

 

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