契約ライフサイクル・マネジメント

NTT DATA NEWSON Corporation

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2018/10/25『intra-mart Enterprise Web Solution 2018』 にて
リニューアルした「契約ライフサイクル・マネジメント」を発表しました。

「契約ライフサイクル・マネジメント」は、契約の発生から締結、その後の更新、解約に至るまでの業務プロセスをすべて intra-mart Accel PlatformIM-BPM で一括管理。契約の初期検討段階から、人間系作業も含めたプロセス全体が見渡せるようになり、業務改善につなげられます。契約書は文書管理システムに保管され、アラート機能やキーワード検索機能で、ドキュメントを利活用することができます。

KeiyakuLCM

本ソリューションはシステム基盤として株式会社NTTデータイントラマート
intra-mart Accel Platform」「IM-BPM」「Accel Collaboration」を採用し、
文書管理システムとしては「Accel Documents」を推奨しています。

 

特長

1. IM-BPMで、契約のプロセス全体を管理

業務は「人手で処理する作業」と「システムで処理する作業」で成り立っていますが、手作業が大きく左右する業務では、手作業も何らかの管理ができるのが理想です。
IM-BPMは、手作業・システム両方を含んだ一連のオペレーション(プロセス)をすべて可視化・効率化することができます。すべてのプロセスをIM-BPMに登録しておくと、漏れなく間違いなく作業を進行させることができ、全体の進行状況もリアルタイムに確認できます。また、かかった「時間」から問題のあるプロセスが明確にされ業務改善を進めることができます。

workflow

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IMBPM

 

2. 協働環境:“Accel Collaboration”の利用

複数の関係者が全員で1つの「協働環境(コラボレーション)」で作業することにより、情報の正確な共有、作業の進行状況の見える化、セキュリティの確保などが実現できます。協議の経緯が残りますので、参加者の変更の際にも情報が正確に伝わります。

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3. 文書管理システム

契約「書」だけでなく契約「業務」に関する「全ての文書」をまとめて一括管理することで、その契約における全体像を正確に把握できるようにします。チェックイン・チェックアウト管理やバージョン管理機能を備え、対象文書の更新ミスを防ぎます。

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4. RPA+OCRで入力情報を自動処理→検索が容易に

RPA

契約業務にRPA、OCRを用いて作業の自動化を図ると、重要な契約作業の単純ミスを減らし、結果的に効率を上げることができます。
・契約書の正確な日付や採番、重要項目を取得する
・取得した情報を元に、マスター照合やシステムデータ取得などを行う
・読み取った情報・取得した情報を承認ワークフローの入力情報として利用する

 

 

 

5. アクセス権限

契約業務は、その情報開示を制限する必要がありますが、多くの関係者に正しい情報が共有されないと業務が滞ったり、ミスを誘発します。「契約LCM」はイントラマートの持つ権限管理を利用して厳密に管理することが可能で、共有性とセキュリティー性を高い次元で両立します。
また、すべてのアプリケーションに関し、操作履歴(登録・更新・実行等)が記録されます。文書管理システムに関しては閲覧やダウンロードも記録されますので、情報漏えいの抑止に効果を発揮します。

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6. アラート通知機能

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契約のなかで重要な期限管理に関しては、アラート通知機能を活用することができます。これにより、重要な契約のタイミングを逃さないようになります。通知先も設定可能です。

 

 

 

 

 

7. データ表示

契約業務の各プロセスの時間を計測し(BAM)そのデータを表やグラフで表示し、ボトルネックになる作業がビジュアルで判断可能。この結果を業務改善に活かすことが可能となります。

 

導入メリット

契約ライフサイクル・マネジメントは、IM-BPM + コラボレーション環境 + 文書管理システム の利用により

  • システム化できない手作業も含めてすべて管理することで、契約業務の全体的な効率化が図れます。
  • アクセス制限機能、検索機能、アラート機能等で、無駄なくミスのない作業がスムーズにできるようになります。
  • 次に処理するプロセスが明確で全体の進捗が見える化されるので、抜け漏れなく安心して業務を進められます。
  • 契約に関する全ての調整を1つのコラボレーション環境で行うことで、様々なリスクやトラブル(メール誤送信、情報共有漏れ、ドキュメントの複数重複、等)を無くします。
  • 文書の厳密な管理(版管理、セキュリティ管理)を行うことで、正しい運用を楽に行うことができます。
  • RPA+OCRにより、高スピードでミスのない処理が連携していく為、細かいチェック作業の負担を軽減させ、手戻りも減ります。大量の契約書がある場合は劇的に楽になります。

 

業務プロセスの可視化と、改善サイクルの回転は、企業の競争力の源泉となります。 
まずは業務プロセスの可視化を、「契約業務」から始めてみませんか?

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【 契約LCM 詳細資料 】

 

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